Ophef over No-Show kosten Vakbeurs Facilitair

Een Vakbeurs zoals de Facilitair heeft twee belangrijke groepen die zij moet bedienen. Enerzijds de standhouders en anderzijds de bezoekers. Het is een drie-eenheid die er samen een succes van moeten maken. Als de organisatie dan een factuur gaat sturen van € 50,– aan bezoekers die niet zijn gekomen zonder afmelding, dan heb je het niet helemaal begrepen.

Kostenloos, maar stiekem toch niet helemaal

Ik was eigenlijk van plan om een dezer dagen een stukje te schrijven over de Facilitair. Over wie ik gesproken heb, welk nieuws ik tegenkwam, en wat mijn algemene indruk was. Vandaag kwam daar even wat tussen: Op LinkedIN is ophef ontstaan bij bezoekers die om wat voor reden dan ook niet zijn gekomen eind januari. Zij kregen een factuur van € 50,– op de deurmat. Onder het mom van ‘ bijdrage in de organisatiekosten’ mag je 50 euro afrekenen voor het niet bezoeken van de beurs. Bijzonder…

Helemaal bijzonder als je kijkt waar die 50 euro op gebaseerd is. De organisatie beroept zich op artikel 6 van haar voorwaarden. Daar staat inderdaad dat je een factuur krijgt als je niet komt. Maar iets eerder in het registratieproces staat toch heel duidelijk: ” Ik meld mij hier kostenloos en zonder enige verplichting aan”. Elders op de site staat te lezen ” Vul hier het registratieformulier in en ontvang uw gratis toegangsbadge voor uw bezoek aan de vakbeurs Facilitair & Gebouwbeheer 2019″

Wij hebben onze klanten aangemoedigd om vooraf te registreren

De consequentie van deze vorm van geld binnenharken is dat zowel bezoekers als standhouders zich mateloos ergeren aan dit gedrag. Een grote fabrikant zegt tegen OfficeRepublic: ” No show is natuurlijk wel een issue in evenementen land maar er is een groot verschil tussen een event waarbij je klanten uitnodigt die toezeggen te komen en waarbij je bv rekening houdt met catering voor x aantal personen. En een beurs waarbij bezoekers gewoon rondlopen en je geen rekening houdt met inkoop van catering, is heel wat anders. Wij hebben inderdaad ook klanten aangemoedigd zich voor te registreren – gratis zoals vermeld op onze website en zijn door Holapress niet geïnformeerd over het feit dat er nu een factuur gestuurd gaat worden.”

Schandalig dat ze dit doen

Een andere standhouders is nog wat sterker in zijn bewoordingen: “Ik vind het schandalig dat ze dit doen. Laat ze zich bezighouden met een betere organisatie van de beurs. Bij gebrek aan concurrentie bestaan ze nog, maar laat ze zich bezighouden met het verleiden van bezoekers, met prikkelen. Laat ze eens nadenken over het creëren van sfeer en samenhang in plaats van een wikkelfolietje om een kolom die ze niet zo mooi vinden. Natuurlijk moeten we als standhouders bijdragen aan die sfeer en dat doen we ook door veel te investeren in onze stand, en onze klanten uit te nodigen. Maar dat ze mijn klanten gaan factureren omdat ze om wat voor reden dan ook niet kunnen is te gek voor woorden”

Dat laatste sluit aan bij wat ik vorig jaar al schreef over de facilitair:

” .…En na 20 jaar verwacht , of hoop, ik toch meer. Ik verwacht beleving. Sturing. Duiding. De Facilitair moet laten zien waar het heen kan gaan met het kantoor in de komende 10 jaar. Als organisatie niet blijven hangen op productniveau, maar de bindende factor zijn tussen de exposanten, zodat je echt méérwaarde biedt voor de eindgebruiker.  (Lees hier de rest van mijn kritiek)

Nieuw dieptepunt

Het factureren van je bezoekers voor een no-show waarbij je je baseert op het laatste artikel in registratievoorwaarden, terwijl je overal roept dat voorregistratie gratis is, is een nieuw dieptepunt in het bestaan van deze beurs. Je weet als organisatie nu in ieder geval zeker dat je de mensen die dit jaar een factuur krijgen, volgend jaar niet meer komen. Je weet ook zeker dat de standhouders die veel geld betalen voor een stand, nu klanten en relaties hebben die geërgerd zijn. Ook zij zullen nadenken of ze volgend jaar hetzelfde willen. Het toont aan dat er geen synergie is tussen organisatie en doelgroep. En juist die synergie is de voorwaarde voor een goede en succesvolle beurs.

Het is gewoon zonde. Als het me niet had geïnteresseerd had ik er geen stukje over geschreven, maar ik geloof echt dat het zoveel beter kan. Volgend jaar een nieuwe poging zonder dit soort rare fratsen.

(PS. Je kunt je nog registreren voor de beurs van 2 weken geleden….. Probeer het eens. Je kunt je niet op tijd afmelden. Bezoeken kan ook niet meer. Dus ik denk dat je alsnog een factuur krijgt.)