Een week of twee geleden ontstond een grote discussie op LinkedIN naar aanleiding van een vermeende factuur van HolaPress. Iedereen die zich wel vooraf geregistreerd had, en alsnog niet de Vakbeurs Facilitair had bezocht kreeg een verzoek tot betaling van € 50,– als bijdrage in de organisatiekosten. Bezoekers zouden accoord gegeven hebben door in te stemmen met de registratievoorwaarden die, in tegenstelling tot eerdere jaren, een artikel 6 bevatten waarin deze verplichting werd geaccepteerd.
Veel lezers van OfficeRepublic ontvingen ook een dergelijk betalingsverzoek en ageerden tegen de wijze waarop dit verzoek werd gedaan. Vooraf was niet duidelijk geweest dat er dit keer wél kosten aan een no-show zaten verbonden, en daarnaast werd er in de aanmeldingsprocedure gesproken over ‘kostenloos’ en ‘zonder verplichting’. Holapress reageerde via de mail op de diverse boze reacties waarvan OfficeRepublic er een aantal onder ogen kreeg.
Vrijwillige bijdrage wordt teruggestort
We hebben Holapress benaderd met een groot aantal vragen die bij ons gerezen zijn naar aanleiding van de correspondentie met degenen die niet wilden betalen, echter heeft Holapress niet gereageerd op onze vragen. Uit de correspondentie met een aantal ‘wegblijvers’ blijkt nu dat er geen verplichting tot betaling is. In een mail zegt Holapress nu:
“ Om iedere schijn van het invoeren van een extra verdienmodel te vermijden, heeft de organisatie besloten geen bijdrage van 50 euro meer te willen ontvangen. De honderden voorgeregistreerden die deze bijdrage al gestort hebben, zullen in de loop van volgende week hun vrijwillige bijdrage teruggestort krijgen. Dit om niet de aandacht af te leiden van de dringende boodschap aan voorgeregistreerden, dat onze gastvrijheid óók inhoudt, dat zij zich tenminste afmelden als zij onverhoopt niet naar de vakbeurs komen. “
Aantal wegblijvers geëxplodeerd sinds verhuizing naar Utrecht
In een andere mail stelt de organisatie terecht dat het percentage wegblijvers een serieus probleem vormt sinds de beurs is verhuisd van Den Bosch naar Utrecht: “In de eerste 18 edities in de Brabanthallen kwam dit percentage nooit boven de 10%, zodat de onnodige kosten die daarmee gepaard gingen, acceptabel bleven. Met de verhuizing van de vakbeurs
(met ingang van de editie 2017) naar de Jaarbeurs explodeerde het aantal onafgemelde wegblijvers echter. Met de editie 2018 als dieptepunt met een percentage van ruim 40%!”
Oplossingen pas bedenken als je het probleem kent
Het is opvallend dat het aantal wegblijvers zo sterk gegroeid is sinds de verhuizing. De essentie van de beurs is niet wezenlijk veranderd in vergelijking met de jaren voor de verhuizing. Als er 13.500 mensen de beurs bezoeken, en er zijn 40% wegblijvers dan betekent dat dat 9.000 mensen op een totaal van 22.500 vooraanmeldingen om één of andere reden niet zijn gekomen. Is de binnenstad van Utrecht aantrekkelijker, en de beurs een leuke smoes om een dag vrij van werk of school te nemen? Is de beurs zelf minder aantrekkelijk geworden? Wordt er meer verwacht van een Vakbeurs in de huidige tijd?
Vooraanmeldingen worden sterk gepromoot via standhouders
Wat wellicht ook meespeelt is de promotie van de (voor)aanmelding via de standhouders. In de leaflet van de organisatie belooft de beurs een vergoeding van € 10,– voor iedere bezoeker die zich via de persoonlijke registratielink van de standhouder registreert. Het is vanuit marketingoogpunt een logische en slimme actie om je standhouders te belonen als zij hun netwerk bewegen om naar de Facilitair te komen. De consequentie zal echter zijn dat er maximaal wordt ingezet op het enthousiasmeren van potentiële bezoekers via de voorregistratie-link met als gevolg dat er ook vaker mensen zullen afhaken.
Bezoekersaantallen dalen gestaag
De bezoekersaantallen dalen al jaren gestaag. Werden in 2012 nog meer dan 20.000 bezoekers verwelkomd, een jaar later waren dat er nog 18.000 en in 2015 16.093. Dit jaar waren het er rond de 13.000, ondanks de tussentijds verhuizing naar Utrecht die voor een boost in bezoekers had moeten zorgen. Dalende bezoekersaantallen zijn trouwens een probleem van vrijwel iedere beurs, en niet alleen van de Vakbeurs Facilitair. Dat er wat moet veranderen om de lijn naar boven toe om te buigen is evident.
In gesprek met stakeholders
Om die reden gaat de beurs dan ook doen, wat ze vorig jaar al had moeten doen: In gesprek met de stakeholders
“….Dit betekent niet dat wij hiermee onze gastvrijheid willen laten aantasten door voorgeregistreerden, die onafgemeld wegblijven. Derhalve zal de beursorganisatie in overleg met diverse betrokkenen voor de editie 2020 gaan bezien hoe het no show beleid dan wel ingevuld moet gaan worden. Uiteraard blijft ons uitgangspunt het optimaal faciliteren van de ontvangst van onze bezoekers, zoals de meer dan een kwart miljoen in de afgelopen 21 jaar, waaronder de ruim 13.000 in de jongste editie….”
Op naar een positieve Vakbeurs 2020
Ik hoop dat daarin niet alleen het beleid omtrent de no-show wordt geevalueerd, maar ook duidelijke keuzes voor de toekomst worden gemaakt . Want ondanks dat ik kritisch ben op de wijze waarop de beurs plaatsvindt is het wel al meer dan 20 jaar één van de weinige beurzen in ons vakgebied in Nederland